Æsker til opbevaring af dokumenter og papirer

2024 Forfatter: Sierra Becker | [email protected]. Sidst ændret: 2024-02-26 04:40

Bestilling i dokumenter er vigtig for optimale og hurtige arbejdsresultater. Dette giver dig mulighed for hurtigt at finde de nødvendige papirer samt beskytte dem mod påvirkning af eksterne faktorer. For at sikre systematisering og sikkerhed af dokumenter skal du vide, hvordan du arkiverer dem korrekt, og hvilke midler der er nødvendige for dette.

Dokumentarkivering

Enhver sfære af menneskelivet fra fødslen til den sidste dag er ledsaget af papirarbejde. De kan være af forskellig betydning, værdi, varighed af opbevaring. Men det faktum, at de fleste af dem skal holdes i ordentlig stand i en vis tid, er en kendsgerning. Brug kasser til opbevaring af dokumenter for at sikre, at papirer gemmes i en længere periode. I dag kan de frit købes eller laves i hånden.

Relevansen af papiropbevaring

Der er altid behov for at gemme originaler og kopier.

• Lille, mellemstore ogstore virksomheder, i offentlige myndigheder, er arkivering et lovkrav.
• På kontoret, især i HR-, regnskabs-, handelsvirksomheder, giver dette dig mulighed for at optimere arbejdsprocessen, aflaste arbejdsområdet og sikre kontinuiteten i funktioner for både nye og eksisterende medarbejdere.
• Hjemme sikrer dette orden og mulighed for at finde de nødvendige papirer på det rigtige tidspunkt, også i nødstilfælde.

Arkiveringstilbehør

Dokumentopbevaringsbokse bruges mest til at spare papir. I dag er blanks til dem tilgængelige til gratis salg. Som regel leveres de til A4-papirer. Men der er også andre størrelser. Nogle producenter tilbyder forbrugerne specielle papirkasser, hvori flere kasser med papirer kan opbevares. De sælges usamlet, og en simpel instruktion gør det nemt for enhver køber at samle dem. Brugen af sådanne kasser giver dig mulighed for at slippe af med unødvendige forretningspapirer og om nødvendigt hurtigt finde det rigtige dokument. Korrekt valgt boksformat giver dig mulighed for optim alt at løse problemet med plads og gemme værdifulde materialer i lang tid. Og en klar strukturering af originaler og kopier øger til tider hastigheden på medarbejdernes opgaver.

Spar papirarbejde på kontoret

Kartonkasser er det bedste valg til at beskytte papirer mod vejr og vind på arbejdspladsen.opbevaring af dokumenter. For at bruge dem er det nødvendigt at distribuere materialerne i grupper efter emne og samle dem enten i bulk eller i separate filer eller i mapper, mapper eller andre typer af dem. Og afhent derefter kasserne i overensstemmelse med de nødvendige dimensioner. De er billige, så du kan købe den mængde, du har brug for. Æsker er kendetegnet ved rummelighed, holdbarhed og miljøvenlighed. Håndåbninger gør det nemt at samle op og bære rundt, mens låget (hængslet eller aftageligt) holder støv ude. Udenfor på pappet kan du underskrive typen af dokumenter. Kontoropbevaringskasser sælges som udgangspunkt usamlet med trykte grafiske instruktioner, så de nemt kan samles og skilles ad og om nødvendigt gemmes et afsides sted.

Levering af dokumenter for langsigtede besparelser

Ikke en eneste offentlig myndighed eller privat virksomhed, der driver seriøs forretning, kan undvære at arkivere dokumenter. Administrativ, skattemæssig, personale-, regnskabs- og anden dokumentation har en anden opbevaringsperiode, som er reguleret af liste nr. 578. Dette er en obligatorisk procedure, som ofte giver en ret lang opsparingsperiode (op til 75 år). I dette tilfælde sorteres alle papirer, lægges i kasser og afleveres til de lokaler, der er beregnet til disse formål. Der er særlige krav til kasser i dette tilfælde: de skal være lavet af holdbart pap (ideelt set, hvis de opfylder GOST-kravet, så har de ogsåsvarende til den angivne garantiperiode). I dette tilfælde er det bedre at bruge arkivkasser til opbevaring af dokumenter og papkasser. Sidstnævnte er beholder til flere beholdere til papirer. De har strenge, da de er beregnet til langtidsopbevaring.

For nemheds skyld kan du også hente kasser til både lodret og vandret opbevaring af materialer. Det skal også tages i betragtning, at der er private virksomheder, der er klar til at lave containere til papirer efter de dimensioner, kunden har givet.

Hjemarkiv

Enhver voksen bør bekymre sig om at opbevare vigtige papirer inden for deres hjems vægge. Når alt kommer til alt, skal du meget ofte fremlægge dokumenter, der bekræfter din identitet, uddannelse, ejerskab af ejendom osv. For at undgå unødvendige økonomiske udgifter og for at kunne udøve dine rettigheder, skal du opbevare garantibeviser for husholdningsapparater, manualer til dens drift, købskvitteringer. Dokumenter kan være akut nødvendige i en nødsituation: i tilfælde af en pludselig afgang, brand, naturkatastrofer, evakuering af befolkningen…

Originaler og kopier af værdipapirer skal være ét sted, skjult for nysgerrige øjne, sorteret og beskyttet mod eksterne faktorer. Det er godt, hvis en boks til opbevaring af dokumenter derhjemme er forberedt til dette formål. Det kan købes, laves ved at købe et papemne i en butik til en lille pris, eller du kan tilpasse enhver unødvendig kasse. Hvis ikke arkiveretoriginaler, vil deres smertefulde søgning være sikret, og restaurering i tilfælde af tab vil kræve en masse tid, økonomi og vigtigst af alt nerver.

Organisering af boligværdier

For at købe kasser til opbevaring af papirer og dokumenter eller lave dem selv, skal du skille alle materialer ad og sortere dem i grupper, f.eks.:

• personlige dokumenter;
• papirer, der viser ejerskab;
• låneaftaler, betalinger ved transaktioner;
• papirer om familiemedlemmers helbredstilstand, beståede undersøgelser, lægers udtalelser;
• materialer, der bekræfter betaling for varer, garantikort osv.

Det er nødvendigt at tage højde for værdipapirernes gyldighedsperiode, fordi nogle af dem muligvis ikke er relevante på analysetidspunktet.

Tips til materialedistribution

Originaler og kopier kan variere i størrelse, så arkiveringskasser kan også laves, så de matcher. I dette tilfælde kan originalerne sorteres:

• i betydningsrækkefølge;
• efter størrelse;
• i henhold til den relevante periode;
• efter type (arbejde, hjem…);
• om begivenheder.

En sådan systematisering vil spare tid på at søge efter de rigtige papirer og beskytte dem mod børn, fremmede og eksterne faktorer.

Gør det selv-opbevaringsbokse

Den største forskel mellem familie- og kontormaterialer er deres størrelse: på arbejdetdette er norm alt A4, mens papiret derhjemme er meget anderledes. Derfor kan du lave kasser til opbevaring af dokumenter med dine egne hænder. Der er flere muligheder:

1. Du kan købe et emne i enhver husholdningsafdeling i supermarkedet og samle det efter instruktionerne.
2. Hvis du skal bruge en æske i små størrelser, så skal du tage tegningerne, downloade dem, overføre dem til pap og lime dem. Hvis de angivne mål ikke passer brugeren, kan du overføre tegningen til papir, mens du reducerer emnets dimensioner flere gange.
3. Den nemmeste mulighed er at tage enhver kasse, du ikke har brug for, og opbevare den til originalerne.
4. Lav efter din egen tegning. Så for eksempel, for at lave en kasse til personlige dokumenter (pas, fødselsattester, rettigheder, uddannelsesbeviser), skal du tage 2 ark stærkt papir (pap), skære en firkant ud af den nødvendige størrelse fra hver, tilføje yderligere 1,5 cm til en (til låget). Fold derefter hvert ark på midten og langs forskellige diagonaler. Der skal være 3 linjer i alt. Dernæst skal hjørnerne bøjes til midten, og derefter skal hver side foldes, så dens kant passerer gennem midten af arket. Det sidste trin er at samle papirkassen langs de eksisterende linjer og lime siderne.

Samtidig kan enhver sådan kasse dekoreres, så den matcher interiørets farve ved hjælp af farvet papir, lim, saks. Fyldte "hvælvinger" bør holdes væk fra direkte sollys, fugt og børn.

Dokumenter er ledsagere af menneskeliv. Du kan sikre deres sikkerhed ved hjælp af kasser til opbevaring af dokumenter i arkivet, og hvis den økonomiske situation ikke tillader dette, kan du selv konstruere dem ved hjælp af improviserede materialer. Og så er der en rolig atmosfære på arbejdet og derhjemme.